Polityka prywatności TRAFFIT

Deklaracja

 

Spółka Traffit sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni („Spółka”) świadczy usługi polegające na udostępnianiu systemu informatycznego służącego do przechowywania i przetwarzania danych osobowych na potrzeby rekrutacji kandydatów przez podmioty, które wyrażą zainteresowanie taką usługą oraz przez samych kandydatów („System TRAFFIT”). W Polityce Prywatności Spółki zawarte są informacje o tym, w jaki sposób są gromadzone, przetwarzane i wykorzystywane są informacje o podmiotach, które korzystają z usługi dostępu do Systemu TRAFFIT („Usługobiorcy”), użytkowników Systemu TRAFFIT z ramienia Usługobiorcy („Użytkownicy Systemu”) oraz osób, których dane są przetwarzane przez Spółkę jako administratora lub podmiot przetwarzający, któremu powierzono ich przetwarzanie, („Kandydaci”). Spółka dokłada najwyższych starań, aby chronić prywatność osób, których dane przetwarzane są przy wykorzystaniu Systemu TRAFFIT. Spółka zapewnia także, że zależy jej na przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawnych, zwłaszcza tych, które chronią prywatność Usługobiorców, Użytkowników Systemu oraz Kandydatów.

 

Celem Spółki jest również należyte informowanie Usługobiorców, Użytkowników Systemu oraz Kandydatów o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018.1000 ze zm.). Z tego względu, w niniejszym dokumencie Spółka informuje o podstawach prawnych przetwarzania  danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.

 

Postanowienia ogólne

 

System TRAFFIT służy do prowadzenia procesów rekrutacyjnych, zatem jego zasadniczą cechą jest korzystanie z danych osobowych lub innych danych (w tym plików CV i innych), które wprowadzają Użytkownicy Systemu lub Kandydaci.

 

Spółka zwraca się z prośbą o dokładne zapoznanie się z Polityką Prywatności przed rozpoczęciem korzystania z Systemu TRAFFIT oraz przed udostępnianiem i wprowadzaniem danych. Jeżeli Usługobiorca, Użytkownik Systemu lub Kandydat nie wyraża zgody na zasady przetwarzania danych osobowych przez System TRAFFIT lub na gromadzenie swoich danych lub nie zamierza powierzyć w takim zakresie przetwarzania danych osobowych Kandydatów w sposób wskazany w niniejszej Polityce, proszony jest o powstrzymanie się od korzystania z Systemu TRAFFIT.

 

Każdy Usługobiorca, Użytkownik Systemu oraz Kandydat korzystający z Systemu akceptuje zasady zawarte w niniejszej Polityce Prywatności.

 

Dokładne dane Spółki i dane kontaktowe

 

Traffit spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Gdyni

Al. Zwycięstwa 96/98

81-455 Gdynia

KRS: 0000500186

NIP: 5862288562

REGON: 222042972

 

W razie jakichkolwiek wątpliwości w zakresie przetwarzania danych osobowych lub naruszania prywatności prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych pod adres email: [email protected]

 

Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

 

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Spółka przetwarza dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania.

 

Rodzaje zbieranych danych

 

W trakcie działalności Spółka przetwarza dane Usługobiorców i osób kontaktowych Usługobiorców, Użytkowników Systemu TRAFFIT oraz Kandydatów.

 

Dane Usługobiorców oraz Użytkowników Systemu

 

Na potrzeby realizacji usług związanych z korzystaniem z Systemu TRAFFIT Spółka przetwarza niezbędne dane Usługobiorców, Użytkowników Systemu oraz innych osób kontaktowych wskazanych przez Usługobiorcę umożliwiające kontaktowanie się przez Spółkę (imię, nazwisko, stanowisko, adres email, telefon) oraz dokumentowanie współpracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

 

Spółka jest administratorem danych Usługobiorców, Użytkowników Systemu oraz osób kontaktowych, w zakresie o jakim mowa w zdaniu poprzednim.

 

Dane Usługobiorców, Użytkowników Systemu lub innych osób kontaktowych z ramienia Usługobiorcy wprowadzane są przez nich samych w procesie zakładania i późniejszego użytkowania konta. Dane te przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) i lit. f) (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią) rozporządzenia RODO.

 

Ilekroć Spółka przetwarza dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, analizuje i równoważy potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą (pozytywny, jak i negatywny) oraz prawa tej osoby wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych. Spółka nie przetwarza danych osobowych w oparciu o uzasadniony interes w przypadku, gdy dojdzie do wniosku że wpływ na osobę, której dane dotyczą przeważałby nad jej interesami (wówczas może przetwarzać dane osobowe jeśli np. posiada odpowiednią zgodę lub wymagają tego lub zezwalają na to przepisy prawa).

 

Dane innych osób pozostających w organizacji Usługobiorcy

 

 

System TRAFFIT umożliwia wprowadzanie przez Użytkowników Systemu danych osobowych (imię, nazwisko, stanowisko, adres email, telefon i inne, wskazane przez Usługodawcę) osób zaangażowanych w procesy rekrutacyjne, nie będących osobami kontaktującymi się ze Spółką. Dane tych osób są przetwarzane przez Usługobiorcę na potrzeby wewnętrzne, a Spółce jedynie powierzono ich przetwarzanie w ramach udostępniania Systemu TRAFFIT. Administratorem danych pracowników Usługobiorcy wprowadzonych przez niego na potrzeby korzystania z Systemu TRAFFIT pozostaje Usługobiorca, który posiada zawartą ze Spółką ważną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

 

Dane Kandydatów

 

Dane Kandydatów są przetwarzane przez Spółkę na dwa sposoby.

System TRAFFIT służy w szczególności do gromadzenia i przetwarzania danych Kandydatów przez Usługobiorców na potrzeby prowadzenia przez danego Usługobiorcę procesów rekrutacji. Przy jego pomocy Użytkownicy Systemu uzyskują usystematyzowany i w znacznym stopniu zautomatyzowany dostęp do tych danych.

 

Dane Kandydatów wprowadzane są przez Użytkowników Systemu, pobierane przez nich z portali społecznościowych lub z przyłączonych skrzynek mailowych Użytkowników Systemu.

 

Należy pamiętać, że w takim wypadku to Usługobiorca jest wyłącznym administratorem danych osobowych Kandydatów, ich przetwarzanie przez Spółkę następuje wyłącznie w zakresie powierzonym przez Usługobiorcę, a System TRAFFIT jest jedynie aplikacją usprawniającą przechowywanie i przetwarzanie danych przez Usługobiorcę i działających w jego imieniu Użytkowników Systemu. Usługodawcy ponoszą odpowiedzialność za to, że istnieje podstawa do przetwarzania danych osobowych.

 

W zakresie danych z CV Kandydatów automatycznie pobranych przez System TRAFFIT z maili przysłanych na przyłączone przez Usługodawców skrzynki mailowe Spółka bada, czy Kandydaci wyrazili zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych przez Usługobiorcę na potrzeby rekrutacji.

 

System TRAFFIT jest systemem otwartym, umożliwiającym wprowadzanie dowolnych danych osobowych przez Usługobiorców, będących administratorami wprowadzanych danych osobowych. Niezależnie od powyższego Spółka: wymaga od Usługobiorców przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dokonuje sprawdzenia, czy nie są przetwarzane dane osobowe naruszające obowiązujące przepisy.

 

Niezależnie od powyższego Spółka wprowadziła funkcjonalność Systemu TRAFFIT polegającą na możliwości wprowadzenia przez samych Kandydatów danych osobowych ich dotyczących do systemu. W takim wypadku Spółka jest administratorem danych osobowych wprowadzonych przez Kandydata, a przetwarzanie tych danych, w tym ich udostępnianie zainteresowanym pracodawcom odbywa się na podstawie udzielonej zgody. Zgoda Kandydata jest dobrowolna i może być w każdej chwili wycofana. Podmioty zapoznające się z danymi Kandydatów przechowywanymi w tej części Systemu TRAFFIT są informowania o konieczności poinformowania Kandydatów o jakimkolwiek dalszym ich przetwarzaniu.

 

Wykorzystanie danych z Systemu TRAFFIT wprowadzanych przez Usługobiorców

 

Spółka gwarantuje, że znajdujące się w Systemie TRAFFIT dane Usługobiorcy, Użytkowników Systemu oraz dane Kandydatów wprowadzone przez Użytkowników Systemu pozostają wyłączną własnością danego Usługobiorcy i jego zbiór danych, oraz nie będą wykorzystywane przez Spółkę w żadnym celu za wyjątkami wskazanymi poniżej.

 

Pierwszy wyjątek stanowią potrzeby dokumentowania współpracy Spółki z Usługobiorcą zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego oraz kontaktowania się przez Spółkę z Usługobiorcą i Użytkownikami Systemu lub innymi wskazanymi przez Usługobiorcę osobami kontaktowymi w celu realizacji usług korzystania z Systemu TRAFFIT przez Spółkę lub proponowania rozszerzenia zakresu tych usług.

 

Drugi wyjątek stanowi wykorzystanie zbiorów danych po ich pełnej anonimizacji oraz usunięciu jakichkolwiek odniesień do Usługobiorców, wyłącznie do celów statystycznych związanych z pracami nad ulepszeniem Systemu TRAFFIT prowadzonymi przez Spółkę.

 

Z zastrzeżeniem uprawnień osób, których dane dotyczą, wynikających z przepisów prawa, Usługobiorca pozostaje jedynym dysponentem wszelkich danych wprowadzonych przez niego i działających na jego rzecz Użytkowników Systemu do Systemu TRAFFIT.

 

Wykorzystanie danych z Systemu TRAFFIT wprowadzanych przez Kandydatów

 

Dane wprowadzane do Systemu TRAFFIT przez samych Kandydatów do przeznaczonej dla nich części systemu są przechowywane, systematyzowane w celu ułatwienia ich wyszukiwania oraz udostępniane zainteresowanym pracodawcom poszukującym odpowiednich pracowników. Spółka (poza czynnością usunięcia danych) nie prowadzi innych operacji na tych danych osobowych. Spółka gwarantuje, że Kandydaci wyrazili zgodę na udostępnianie ich danych osobowych pracodawcom oraz zapewnia możliwość wycofania zgody w każdej chwili. Pracodawcy, którzy pobiorą dane udostępnione przez Kandydatów w Systemie TRAFFIT, stają się ich administratorami i są odpowiedzialni za dalsze zgodne z prawem ich przetwarzanie.

 

Dobrowolność wprowadzania i przetwarzania danych

 

Użytkownik Systemu oraz Kandydat ma za każdym razem możliwość zdecydowania, jakie dane chce wprowadzić do Systemu TRAFFIT z uwzględnieniem funkcjonalności systemu. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za treść, legalność i prawdziwość danych wprowadzonych do Systemu TRAFFIT przez Użytkowników Systemu i Kandydatów lub danych pobranych z skrzynek mailowych Użytkowników Systemu zgodnie z decyzją Usługobiorcy.

 

Logi dostępowe

 

W celu stałej poprawy świadczenia usług Spółka zbiera informacje dotyczące korzystania z Systemu TRAFFIT przez jego Użytkowników oraz ich adresy IP w oparciu o analizę logów dostępowych. Informacje te wykorzystujemy w diagnozowaniu problemów związanych z pracą serwera, analizą ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa oraz w zarządzaniu stroną WWW. Na podstawie uzyskanych w podany wyżej sposób informacji w szczególnych przypadkach sporządzane mogą być zbiorcze, ogólne zestawienia statystyczne wyłącznie dla potrzeb własnych Spółki. Zestawienia te nie zawierają żadnych danych pozwalających na identyfikację danego użytkownika Systemu TRAFFIT.

 

Prawa osób, których dane dotyczą

 

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, Spółka umożliwia realizację następujących, przysługujących podmiotom tych danych praw:

  1. a) prawo dostępu do treści danych: podmiot danych ma prawo uzyskać informację czy jego dane osobowe są przetwarzane, a jeśli tak to przysługuje mu uprawnienie uzyskania następujących informacji: cel przetwarzania; kategorie przetwarzanych danych osobowych; informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym jego dane zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich; planowany okres przechowywania danych osobowych bądź kryteria określenia tego okresu; prawach przyznanych na mocy rozporządzenia RODO w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w tym prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego; o źródle danych osobowych; o zautomatyzowanym podejmowania decyzji w tym profilowaniu; o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazywaniem danych osobowych do państw trzecich. Ponadto przysługuje prawo uzyskania kopii danych osobowych, które Spółka przetwarza.
  2. b) prawo do sprostowania danych: podmiot danych ma prawo żądać sprostowania danych osobowych, jeśli są nieprawidłowe bądź ich uzupełnienia, jeśli są niekompletne.
  3. c) prawo do usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”): podmiot danych osobowych może żądać ich usunięcia. Prawo do usunięcia danych przysługuje jeśli: – dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, – podmiot wycofał zgodę – w zakresie w jakim przetwarzanie danych opierało się na udzielonej zgodzie, – podmiot danych wniósł sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, – dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem. Złożone żądanie usunięcia danych osobowych nie ma zastosowania w zakresie, w jakim ich dalsze przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym w szczególności w zakresie: imienia i nazwiska, adresu e -mail oraz adresu do korespondencji.
  4. d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych: podmiot danych osobowych ma prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w następujący przypadkach: – gdy kwestionuje prawidłowość danych osobowych – ograniczenie przetwarzania danych osobowych nastąpi na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość, – gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a jednocześnie sprzeciwia się usunięciu danych, w zamian żądając ograniczenia ich przetwarzania, – gdy dane nie są już potrzebne do realizacji celów, dla których były zebrane i przetwarzane, ale są potrzebne podmiotowi danych osobowych do dochodzenia, ustalenia lub obrony przysługujących mu roszczeń, – gdy podmiot danych osobowych wniósł sprzeciw wobec przetwarzania danych – ograniczenie przetwarzania danych nastąpi do czasu stwierdzenia czy podniesione podstawy sprzeciwu przeważają nad podstawami prawnymi do dalszego przetwarzania danych osobowych.
  5. e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych: podmiot danych ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych.
  6. f) praw do przenoszenia danych: w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody bądź realizowanej umowy, podmiot danych ma prawo uzyskać dane osobowe go dotyczące celem przekazania innemu podmiotowi albo zlecić Spółce przekazanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi (o ile jest to technicznie możliwe).
  7. g) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: podmiotowi danych osobowych przysługuje prawo do skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
  8. h) prawo do cofnięcia udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, których zgoda dotyczyła: podmiot danych osobowych w każdej chwili ma prawo cofnąć udzieloną zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

O żądaniu sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych podmiotu, Spółka poinformuje Usługobiorców, którzy powierzyli przetwarzanie tych danych. Zgłoszone żądanie zostanie rozpatrzone bez zbędnej zwłoki, jednak może to być uzależnione od działań Usługobiorcy – administratora tych danych.

 

W przypadku skorzystania z powyższych praw Kandydat może nie móc uczestniczyć w prowadzonych przez Usługobiorców procesach rekrutacji.

 

Bezpieczeństwo informacji, ograniczony użytek

 

Spółka dokłada wszelkich starań aby zapewnić bezpieczeństwo informacji dotyczących Użytkowników Systemu i Kandydatów, znajdujących się w Systemie TRAFFIT.

 

Jakiekolwiek dane wprowadzone przez Użytkowników Systemu TRAFFIT, mogą być wykorzystywane przez Spółkę tylko po ich anonimizacji oraz wyłącznie w celu prac wewnętrznych Spółki nad ulepszeniem Systemu TRAFFIT w zakresie związanym z obsługą tego rodzaju danych.

 

Dane wprowadzone przez Użytkowników Systemu TRAFFIT nie są w żadnym zakresie przekazywane przez Spółkę do innych podmiotów. Wyjątkami są wyłącznie: (a) przekazanie tych danych do innych podmiotów zobowiązanych do zachowania poufnością w celu wskazanym w poprzednim akapicie (rozwój Systemu TRAFFIT w zakresie związanym z obsługą tego rodzaju danych), (b) przekazanie tych danych uprawnionym organom na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, lub (c) przekazanie danych w ramach połączenia podmiotów lub nabycia całości przedsiębiorstwa Spółki. W innym przypadku przekazanie danych jest niedozwolone.

 

Dane wprowadzone samodzielnie przez Kandydatów mogą być udostępnianie potencjalnym pracodawcom posiadającym dostęp do Systemu TRAFFIT zgodnie z udzielonymi przez tych Kandydatów zgodami.

 

Dostęp do danych osobowych w Systemie TRAFFIT posiadają wyłącznie osoby z personelu Spółki, dla których jest to niezbędne do świadczenia usługi i tylko w takim zakresie, w jakim jest to wymagane powierzonymi im zadaniami. Dostęp ten odbywa się wyłącznie w następujących przypadkach: (a) w celu prowadzenia wsparcia technicznego Użytkownika Systemu za jego zgodą, (b) w celach zapewnienia bezpieczeństwa danych (np. w przypadku rozpatrywania przypadków naruszeń bezpieczeństwa), (c) w celu realizacji obowiązków wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, lub (d) w celu wykorzystania zagregowanych i zanonimizowanych danych dla celów wewnętrznych Spółki. Spółka podejmuje starania celem minimalizacji liczby osób, które uczestniczą w przetwarzaniu danych osobowych oraz do zapewniania pełnej poufności tych danych.

 

Zmiana Polityki Prywatności

 

Spółka zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki Prywatności w całości lub w części. Nowe brzmienie Polityki obowiązuje od momentu opublikowania jej na stronie Spółki.

 

Aktualne brzmienie Polityki Prywatności obowiązuje od dnia 1 kwietnia 2020 roku.