Wzajemne zrozumienie zakresu obowiązków między zespołem rekruterskim a hiring managerem jest kluczowe w sprawnej rekrutacji. Nie tylko unikniesz tak napięć i nieporozumień, ale wykorzystasz znajomość Waszej grupy docelowej i zrozumienie branży, które ma hiring manager.
Ułatwcie sobie współpracę. W TRAFFIT możesz tworzyć bezpłatne konta dla hiring managerów – dowiedz się więcej na prezentacji z naszymi specjalistami!
Kim jest Hiring Manager?
Hiring manager odpowiada za zatrudnienie osoby na dane stanowisko. Nie musi jednak – i najczęściej nie jest – osobą zajmującą się obszarem HR zawodowo. Zazwyczaj jest to osoba nadzorująca pracę działu, do którego szuka pracownika.
Hiring manager nie odpowiada za sam proces rekrutacji, co oznacza, że sourcing kandydatów i kandydatek, wywiad telefoniczny, umawianie spotkań itd. należy do rekrutera. Mimo to, skuteczność działań rekrutera jest uzależniona od współpracy z hiring managerem – oraz od ewentualnych nieporozumień.
Jak hiring managerowie wpływają na proces rekrutacji?
Przyjrzyjmy się zatem, co dokładnie należy do ich zadań. Zaangażowani są w cały proces rekrutacji – od określenia wymagań, przez spotkania, decyzję, który kandydat spełnia kryteria, aż w końcu wprowadzenie do zespołu.
Przed otwarciem rekrutacji:
- Ustala i zgłasza zapotrzebowanie na nowego pracownika – może to dotyczyć zarówno sytuacji, w której zwalnia się miejsce z powodu odejścia pracownika, jak i sytuacji, w której tworzy się zupełnie nowe stanowisko.
- Omawia powyższe z osobami podejmującymi kluczowe decyzje finansowe w firmie (
- Np. prezesem, dyrektorem operacyjnym) i uzyskuje formalną zgodę na rozpoczęcie rekrutacji.
- Tworzy precyzyjny opis stanowiska, na bazie którego dział HR przygotowuje treść ogłoszenia. Ten punkt jest kluczowy dla skuteczności całego przedsięwzięcia – wymagania powinny być realistyczne i adekwatne do zakresu obowiązków, a jedne i drugie powinny być opisane możliwie jak najdokładniej i w przystępny sposób.
- Wyznacza oczekiwania i kryteria dotyczące samego procesu rekrutacyjnego dla działu HR, w tym przede wszystkim rozmowy rekrutacyjnej – jej charakteru, długości, liczby etapów, ewentualnych testów i dodatkowych zadań dla kandydatów i kandydatek itd.
W trakcie rekrutacji:
- Niezależnie od standardowych działań działu HR rozsyła informację o poszukiwaniach pracownika zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji, zachęcając do polecania osób spełniających kryteria zawarte w ogłoszeniu. Możecie skorzystać z platformy do poleceń pracowników i zwiększyć spływ kandydatów.
- Uczestniczy w rozmowach rekrutacyjnych, dokonuje oceny umiejętności i doświadczenia kandydatów, ale także – co równie istotne – tego, czy będą pasować do pozostałych członków zespołu oraz czy odnajdą się w kulturze organizacyjnej firmy.
- Sprawdza referencje kandydata, jeśli są wymagane.
- Wybiera najlepszego kandydata, składa mu ofertę zatrudnienia w imieniu firmy i negocjuje warunki, w tym warunki finansowe.
Po zatrudnieniu:
- Buduje relację z nowym pracownikiem na etapie od przyjęcia propozycji pracy do faktycznego jej rozpoczęcia.
Jak współpracować z hiring managerem?
Ustalenie obowiązków
Jeśli dopiero zaczynasz współpracę z hiring managerem, warto ustalić podział obowiązków. Nasza lista jest dobrym punktem startowym, jednak w każdej firmie będzie finalnie inna. Pracując z niedoświadczoną osobą, przygotuj praktyczne wskazówki.
Przygotuj się do tego spotkania. Niektórzy hiring managerowie mogą być zaskoczeni liczbą spraw leżących po ich stronie – wypracuj skuteczne wyjaśnienia tych kwestii. Porozmawiajcie też o zasadach i narzędziach, które pozwolą Wam na płynną współpracę. Jeśli możesz stworzyć konto dla hiring managera w Twoim systemie rekrutacyjnym, warto tam pracować!
P.S. W TRAFFIT konta dla hiring managerów są darmowe.
Zrozumienie celu rekrutacji i realiów
Ważne jest również, by hiring manager od początku miał realistyczne oczekiwania co do rekrutacji. Pokaż, jakim talent poolem dysponujesz, oraz ile czasu zajmą poszukiwania kandydata na dane stanowisko (tutaj można sięgnąć do wewnętrznych statystyk odnośnie kandydatów zatrudnionych na podobne stanowisko).
Warto też przedyskutować oczekiwania stawiane idealnemu kandydatowi. Może się okazać, że hiring manager ma nierealistyczne wyobrażenia co do oczekiwanych kompetencji i doświadczenia, a rekruter może je zrewidować. Ustalenie niezbędnego minimum pozwoli Ci wstępnie ocenić kandydatów. Możesz też reagować w sytuacji, gdy odrzuca każdą osobę.
Czasem zmierzysz się z tym, że hiring manager chce poczekać na jeszcze lepszego kandydata niż ci, co już są w procesie. W tym momencie musisz wytłumaczyć ryzyko, które stwarza taka sytuacja: utratę zainteresowania kandydatów i problemy z zapełnieniem wakatu.
Pokazanie wpływu na rekrutację
Zaangażowanie hiring managera w proces rekrutacyjny jest kluczowe. Macie wspólny cel – znaleźć najlepszego pracownika – jednak możecie mieć inny punkt widzenia. Wzajemne zrozumienie, wspólny front i podobne priorytety ułatwią Wam współpracę.
Każda osoba kontaktująca się z kandydatami reprezentuje całą firmę. Od jej profesjonalizmu może zależeć, czy kandydat przyjmie ofertę. Uświadom managerom kluczowe znaczenie komunikacji i zadbaj o ich podejście.
Kiedy ustalacie długość trwania procesu rekrutacyjnego, koniecznie weźcie pod uwagę dyspozycyjność. Prócz tej roli pełni inne obowiązki u siebie w zespole, które mogą być priorytetowe.
Z jakich argumentów korzystać?
Spójrz na to z ich perspektywy. W takiej sytuacji warto pokazać, jak czas rekrutacji wpływa na jej efektywność. Odnieś się do danych z poprzednich procesów i sprawdź, ilu kandydatów dostało wcześniej ofertę od innego pracodawcy.
Jeśli masz możliwość, policz też jej koszty i ich wzrost w zależności od długości procesu. Do tej kwoty liczy się Twoja praca, opłaty za płatne portale rekrutacyjne, koszt braku zapełnionego wakatu, oraz czas managera.
Współpraca na systemie rekrutacyjnym
Jeśli nie korzystasz z systemu rekrutacyjnego, prawdopodobnie udostępniasz CV hiring managerowi drogą mailową lub przez komunikator. Później zbierasz feedback i wprowadzasz do swoich notatek.
Taki sposób współpracy nie wymaga dodatkowych narzędzi, jednak jest nieefektywny. Musisz śledzić, do którego kandydata już masz feedback, czy jest pełny, przekazywać informacje od nowych kandydatów, etc. Zajmuje to sporo czasu i wysiłku, a jednocześnie stwarza ryzyko pominięć i błędów.
Konto hiring managera w TRAFFIT
Możesz też zaproponować wspólną pracę na systemie rekrutacyjnym TRAFFIT. Dzięki temu Twój hiring manager:
- będzie mieć wszystkich kandydatów do swojej rekrutacji w jednym miejscu,
- oceni ich jednym kliknięciem (kciuk w górę/w dół),
- może zostawiać notatki,
- dostanie powiadomienia o nowych kandydatach i nie pominie żadnej osoby,
- jako rekruter, możesz ustawić dostępy – od całej rekrutacji po konkretnego kandydata.
Dzięki temu Wasza komunikacja przebiega sprawniej i łatwiej jest wyłapać ewentualne niedopatrzenia.
Konto hiring managera jest bezpłatne – możesz stworzyć odpowiednie dla każdego współpracownika pełniącego tę rolę.
Hiring manager = klient w agencji rekrutacyjnej
Większość opisanych zasad i kroków sprawdza się również we współpracy z klientem w agencji rekrutacyjnej. Jeśli chcesz włączyć klienta do oceny kandydatów, w TRAFFIT możesz utworzyć dla nich konta hiring managera.
W takiej sytuacji masz dodatkowe korzyści:
- udostępniasz kandydatów tylko z wybranego procesu rekrutacyjnego (mogą też być tylko na konkretnym etapie), dzięki czemu chronisz dane osobowe innych,
- w systemie jest zapisane, kiedy ktoś zostawił notatkę, ocenił kandydata, albo wykonał inną akcję – jeśli w zapisach umowy regulujecie czas na feedback, może to pomóc wyjaśnić ewentualne nieporozumienia.
Podsumowanie
Rekruterzy i biznes grają do tej samej bramki. Jako rekruter, efektywna współpraca z osobami odpowiedzialnymi za rekrutację do zespołu jest jedną z Twoich kluczowych umiejętności. Wyjaśnij znaczenie tej roli oraz pomóż się przygotować do procesu, odwołując się do swojego doświadczenia.
Dzięki płynnej komunikacji znalezienie odpowiedniej osoby do zespołu przebiegnie o wiele sprawniej!
